Kako urediti pisarno, da bo spodbudno vplivala na učinkovitost?
Delovni prostor je pomemben del življenja vsakega zaposlenega. Tudi domači prostori so pomembni, je pa tudi znanstveno dokazano, da je človek bolj motiviran v okolju, kjer se dobro počuti, pa naj gre za domače ali poslovne prostore. Sedaj prihajamo v dobo, ko bo vse bolj običajno zamenjati veliko služb in delodajalcev v času življenja, zato bodo tudi mlajši zaposleni iskali vse bolj izpolnjujoča delovna mesta. Pri tem je gotovo pomembno, da so tudi prostori urejeni, čisti in organizirani. Ne le to, treba je misliti na vse tiste, ki jim klasično sedenje za pisalno mizo ni všeč, ter omogočiti kolikor je možno prožne oblike dela. Nekaj novodobnih trendov se že kaže in treba jih je vse bolj vključevati v vsakdanje življenje na delovnem mestu.
Začnite pri pregledu svojih zmogljivosti in jih nato optimizirajte
Svetujemo vam, da svoj vložek pogledate z vidika virov: koliko prostora, denarja, časa in sredstev sploh imate na razpolago. Nato skušajte vse pogledati nepristransko in se odločiti, kaj vam koristi iz kakršnega koli razloga. Sploh ni treba, da prinaša denar, gre lahko tudi za čustvene ali razpoloženjske razloge. Vendar ne pretiravajte z določenimi vidiki in skušajte vsem namembnostim dati enakovredno veljavo v celotni sliki. Ko boste vedeli, kje stojite, lahko začnete s preurejanjem in optimizacijo vaših možnosti. Vsaki ekipi ali posamezniku namenite ustrezno pomembnost ter prostor za izvajanje dejavnosti, da se bodo dobro počutili. Lahko dodelite območja za posamezne skupine, kjer se bodo bolj poistovetili in povezali. Lahko bodo obesili plakate na stene, ali se sproščali ob namiznih igrah. Pohištvo za pisarne izberite tako, da se lahko brez težav preoblikuje in razstavlja. S tem zagotovite veliko bolj prožno in modularno ureditev, ki se brez težav prilagaja spremembam skupin. Zagotovili boste lahko tudi, da se ta območja lahko brez težav spremenijo v priložnostne prostore za individualno delo. S spremembami delovnih procesov se krepi tudi delo na daljavo ali od doma. Ko pa so v pisarni, to pomeni, da želijo ohraniti svojo kreativnost in neodvisnost. Zato vse večje število pisarn vključuje knjižnice, okrepčevalnice in sejne sobe, namenjene samostojnemu delu. Notranji oblikovalci priporočajo, naj bodo ta območja postavljena strateško, ne ravno vzdolž hodnikov ali prehodnih poti, s čimer se zmanjša možnost motenj. Opremimo jih lahko diskretno in vključimo nekaj udobnega pohištva, kot so fotelji ali sedežne garniture, za osnovo pa uporabimo nevtralno kovinsko pisarniško pohištvo. V tem prostorih se bodo zaposleni počutili dobro in omogočeno jim je, da se nekoliko umaknejo, sami ali v večjem številu, da se nekoliko zatopijo v svoje misli ali da opravijo krajši sestanek, brainstorming ali telefonski klic.
Ne pozabite na pomen vseh čutil pri opremljanju prostorov
Čeprav je delovno mesto prostor, kamor smo do neke mere obvezani prihajati, pa lahko v današnjem dokaj prožnem delovnem okolju najdemo veliko alternativ klasičnim oblikam dela. Zato se mora vsak delodajalec zavedati, da lahko delovna sila izbira med različnimi možnostmi ter da se bo trend še nadaljeval. V tej smeri je dobro razmišljati tudi zaradi generacije milenijcev, ki prihaja na delovni trg. Vse bolj pomembna so vsa čutila in splošno počutje na delovnem mestu. Kolikor so skupinske oblike dela dobre za sodelovanje in za soglasno doseganje ciljev, pa lahko včasih motijo ostale v okolici. Zato je dobro premisliti, kako na vaše zaposlene vpliva zvočna izolacija v vašem podjetju. Rešitev je, da se na hodnike dodajo preproge ali vključijo dodatne predelne stene. Prostore lahko pregradite tudi s pohištvom za pisarne. Kovinsko pisarniško pohištvo je lahko izredno nemoteče, skupaj z rastlinami ali škatlami, ki jih lahko postavimo nanj, pa lahko pomaga absorbirati zvoke iz okolice. Poleg zvoka lahko nadzorujete tudi vizualni učinek vaših pisarn. Mnogi menijo, da so dolge vrste miz dolgočasne. Monotonijo lahko nekoliko razbijete s sedeži ali prostori za srečanja. Različna območja v vašem objektu lahko opremite s tematskimi ali barvnimi odtenki, ki jih dodelite posameznim skupinam ali oddelkom. Ne pozabite pa tudi, da večina zaposlenih želi občutiti smisel, ko gre za njihovo delo. Tako se veča pripadnost, pa tudi motivacija za delo. Zasnova in oprema pisarne lahko pomaga k temu, da se v končni fazi veča produktivnost. Oprema je priložnost, da zaposlene spomnite, zakaj so v službi ter zakaj so ponosni na podjetje.
Vzdržujte red in čistočo
Tudi na delovnem mestu je pomen urejenih in čistih prostorov enak kot doma. Na srečo se je v zadnjih letih potreba po shranjevanju papirnih datotek zmanjšala zaradi vse večje digitalizacije. Velja se vprašati, koliko prostora lahko prihranite, če arhive digitalno shranite. Če nekaterih stvari vseeno ne morete prenesti v elektronsko obliko, za shranjevanje arhiviranih datotek in njihov umik uporabite škatle za shranjevanje. Tudi za shranjevanje revij in katalogov, ki jih res želite shraniti, uporabite škatle ali arhivske zabojnike. Poskrbite, da jih res potrebujete za reference ali raziskave, sicer jih reciklirajte ali oddajte. Spraznite svojo mizo, jo temeljito očistite in znova nanjo postavite le tiste predmete, ki so nujni za vsakodnevno uporabo. Enako naj storijo tudi vsi zaposleni.
